Избавете се от склонността си да протакате

 February 28th, 2005 by Steve Pavlina 

Протакането, навикът да отлагате изпълнението на дадена задача до последния възможен момент, може да бъде голям проблем и в кариерата и в личния ви живот. Страничните ефекти включват пропуснати възможности, стрес, объркване, сърдене и вина. Тази статия ще изследва корените, причиняващи отлагането и ще ви предложи няколко практически съвета да го преодолявате.

Поведенческия модел на протакането може да бъде предизвикан по много и различни начини, така че не винаги отлагате, поради една и съща причина. Понякога го правите, защото сте смазани от твърде много задачи, които ви чакат, и в този случай то се явява изход. Друг път се чувствате уморени и мързеливи, и просто не можете да се вземете в ръце.

Ето и тези различни причини за отлагането.

1. Стрес

Когато се чувствате обзети от стрес, безпокойство или тревога, е трудно да работите продуктивно. В някои ситуации отлагането действа като механизъм, задържащ стреса под контрол. Умно решение би било да намалите количеството стрес в живота си, когато това е възможно, като например да прекарвате повече време в работа, защото искате, а не защото трябва. А един от най-простите начини да се освободите от стреса е да отделяте повече време за забавление.

В книгата си Навикът да действаш сега, д-р Нийл Фиоре навежда на мисълта, че отделянето на време за гарантирано забавление, може да бъде ефективен начин за преодоляване на склонността към отлагане. Предварително решете колко време седмично ще отделите на семейството, за забавление, упражнения, социални дейности и лични хобита. После преаранжирайте графика си съобразно с останалото време. Това ще намали склонността ви да отлагате, защото работата няма да нахлува в свободното ви време, затова и вече няма да протакате, докато сте на работа, в желанието си да отдъхнете и да се наслаждавате на живота. Предупреждавам ви обаче, да не прекалявате с използването на тази стратегия, така или иначе работата ви би трябвало да ви радва достатъчно, за да ви мотивира. Ако това не е така, признайте си, че сте направили грешка в избора си на кариера; после потърсете друга, която да ви вдъхновява.

Бенджамин Франклин съветва, че оптималната стратегия за висока продуктивност и ефективност е да разделите дните си по следния начин: 1/3 работа, 1/3 забавление и 1/3 почивка. И тук предложението е да се гарантира времето за развлечение. Считайте времето за работа и това за забавление като еднакво важни, така че едното да не е за сметка на другото.

Аз лично съм най-продуктивен, когато отделям много време за развлечения. Това ми помага на изгоря излишния стрес и да се радвам повече на живота, а когато съм щастлив работя и по-добре. Освен това създадох отпускаща работна среда в офиса, намаляваща нивата на стреса. Там има полезни за здравето храсти, фонтан, няколко ухаещи свещи. Често слушам релаксираща музика, докато работя. Въпреки цялото техническо оборудване, офисът ми е много успокояващ. Тъй като се наслаждавам на присъствието си там, мога да работя цял ден, без да се чувствам стресиран или обезпокоен, дори когато имам много задачи за вършене.

 

2. Затруднение

Понякога може да имате прекалено дълъг списък със задачи, повече, отколкото изобщо можете да свършите. Това бързо може да ви доведе до чувство на затъване, а ироничното в случая е, че е по-вероятно да протакате, когато най-малко можете да си го позволите. Мислете за това, все едно че мозъкът ви отказва да се съобразява с графика, който вие знаете, че е лишен от разум. В този случай посланието е, че трябва да спрете, да преоцените настоящите си приоритети и да олекотите графика.

Възможности за преодоляване на затрудненията, свързани с графика, включват изключване, упълномощаване и преговаряне. Първо, разгледайте задачите си и изрежете колкото можете повече. Махнете всичко, което не е истински важно. Това не изисква кой знае какъв интелект, но е удивително колко зле се справят хората, които го правят. Обикновено изрязват неща като тренировки, докато оставят много време за телевизия, въпреки че тренировките ги ободряват, а телевизията ги изсмуква. Когато махате задачи, бъдете честни относно премахването първо на онези от тях, имащи най-малка стойност, и запазете другите, които предоставят истинска ценност. Второ, делегирайте колкото можете повече задачи на другите. Потърсете допълнителна помощ, ако е нужно. И трето, преговаряйте с другите да освободят повече време за това, което е наистина важно. Ако работата ви претоварва със задачи дотолкова, че да не смятате, че е нормално, от вас зависи да решите има ли смисъл да продължавате в такава ситуация. Аз лично не бих толерирал работа, която ме кара да се чувствам претоварен; това е контрапродуктивно и за шефа и за работника.

Знайте, че хората, които най-добре се справят с работата си в която и да е област, са именно тези, които са склонни да прекарват в отпуск повече време и да работят по-малко часове всеки ден, а не работохолиците. Най-добрите професионалисти успяват да направят повече за по-малко време, като се поддържат свежи, отпочинали и градивни.                                   Като третирате работното си време като изчерпаем ресурс, а не като неконтролируемо чудовище, което ще нахлуе във всяка друга област на живота ви, ще бъдете по-балансирани, фокусирани и ефективни.

Доказано е, че оптималната работна седмица за повечето хора е 40-45 часа. Да се работи повече от това, всъщност има обратен ефект върху продуктивността и мотивацията, а и по-малкото истинска работа ще свърши повече. Това е особено вярно за творческата работа в информационната ера.

3. Мързел

Често протакаме, защото се чувстваме твърде изстискани физически или емоционално, за да работим. Щом веднъж попаднем на тази писта, лесно е да заседнем заради инерцията, защото един обект в покой е склонен да остане в покой. Когато ви мързи, дори простите задачи изглеждат като прекалено трудни, защото енергията ви е твърде малко, в сравнение с тази, необходима, за да се свърши работата. Ако обвинявате задачата за това, че е прекалено трудна или монотонна, ще протакате, за да запазите енергията си. Но колкото по-дълго го правите, толкова повече ще отслабват действията ви и навикът ви да отлагате може да тръгне по спиралата към депресията. Да се чувствате слаби и немотивирани не би трябвало да е нормално за вас, така че е важно да разстроите този модел веднага щом го забележите.  

Решението е пред вас: станете си от задника и физически се размърдайте. Тренировките помагат да се повиши нивото ви на енергия. Когато енергията ви е висока, задачите ще ви изглеждат по-лесни, и ще ви е по-малко трудно да предприемете действие. Човек във форма може да се справи с повече работа, отколкото такъв извън форма, въпреки че трудността на задачите си остава същата.  

4. Липса на мотивация

Всички нас ни мързи от време на време, но ако страдате от хронично ниска мотивация и просто не можете да свършите нищо, тогава вероятно е време да се разделите с незрялото си мислене, да прегърнете живота като зрял човек и да откриете истинската си цел в живота. Докато не определите вдъхновяваща цел, никога няма да бъдете дори близо до реализиране на потенциала си, и мотивацията ви винаги ще си бъде ниска.

Дайте на работата си вдъхновяваща цел и адски много ще намалите склонността си да протакате. Да намерите целта на живота си е силен начин да победите проблемите, свързани с отлагането, защото няма да протакате и отлагате това, което обичате да правите. Хроничното отлагане всъщност е голям предупредителен знак, казващ ви „На грешен път сте. Хванете друг.”

5. Липса на дисциплина

Дори, когато мотивацията ви е висока, все пак може да се сблъскате със задачи, които не искате да вършите. В тези ситуации самодисциплината работи като система за подкрепа на мотивацията. Когато сте мотивирани, не ви е нужна голяма дисциплина, но със сигурност върши работа, когато нещо трябва да се свърши, а вие не искате. Ако самодисциплината ви е слаба обаче, протакането ще бъде твърде изкушаващо, за да му противостоите.  

Написал съм серия от шест части относно развиването на самодисциплината (преведени по-рано в блога, в архива за декември 2010 година). Знам, че има доста за четене, но целта ми не е да пиша сладникави статии, които ще бъдат забравени почти веднага, след като бъдат прочетени. Ако наистина искате да преодолеете протакането, трябва да подложите полета на фантазията си на бърза поправка и да се отдадете на истинския прогрес. Да се надяваме, че ще имате зрелостта да осъзнаете, че прочитането на една-единствена статия няма да реши всичките ви проблеми за една нощ, както едно-единствено посещение във фитнеса няма да ви направи олимпийци.

 

6. Лошо управление на времето

Чувствали ли сте се в ситуация да изоставате с работата, защото сте се успали, или защото сте твърде дезорганизирани или защото определена задача просто ви се изплъзва? Лошите навици, като тези, често водят до отлагане, в огромния случай – непреднамерено.

Решението на това е да се диагностицира лошия навик, който ви пречи и да изнамерите нов положителен, който да го замести. Например, ако имате проблем с успиването, заемете се с предизвикателството да станете човек, който става рано сутрин.

По отношение на задачи, които отлагате от известно време, предлагам да използвате следния метод: първо, изберете част от маловажна задача, върху която да работите не повече от 30 минути. После си изберете награда, която да си дадете веднага след това. Наградата е гарантирана, ако просто вложите време; не зависи от никакво значимо достижение. Примерите не включват гледане на любимото ви телевизионно шоу, гледане на филм, правене на разходка, или правене на друго приятно за вас нещо. Тъй като количеството време, в което ще работите върху тази задача е толкова кратко, фокусът ви ще се премести към предстоящото удоволствие от наградата, вместо към трудността на задачата. Без значение е колко неприятна е задачата, фактически няма нищо, което да не можете да издържите за само 30 минути, ако имате достатъчно голяма награда, която да ви чака.

Докато правите всичко това, може да забележите, че се случва нещо много интересно. Вероятно ще осъзнаете, че всъщност работите много повече от 30 минути. Често толкова ще се задълбочите в задачата, дори и в трудна такава, че ще искате да продължите да работите по нея. Преди да се усетите, вече е минал цял час или дори няколко часа. Сигурността за наградата е все още тук, така че знаете, че можете да й се насладите, винаги, когато решите да преустановите. Веднъж като започнете да действате, фокусът ви се премества от тревогата относно трудността на задачата, към завършването на настоящата част от нея, която вече се радва на пълното ви внимание.

Когато решите да спрете работа, поискайте и се радвайте на наградата си. После си дайте нови 30 минути за работа по друга задача с друга награда. Това ще ви помогне да свържете повече и повече удоволствието със задачата, като знаете, че винаги ще бъдете моментално наградени за усилията си. Работата по далечни и несигурни дългосрочни цели не е и наполовина толкова мотивираща, като моменталните краткосрочни награди. Като си давате награда, заради влагането на време, вместо заради някакви определени достижения, ще се връщате към задачата си отново и отново, и накрая ще я завършите.

Ако откриете, че разпиляността и дезорганизираността ви влияят зле, съветвам ви да прочетете статията Getting Organized. За общ поглед върху принципите по управление на времето, можете да прочетете Time Management. А относно огромния списък  от съвети, свързани с това, прочетете веднага Do It Now.

 

7. Липса на умения

Ако ви липсват достатъчно умения за завършване на задачата с нормално качество, може би отлагате, за да избегнете провала. В такъв случай имате три възможни варианта за преодоляване на този модел: образоване, делегиране или премахване

Първо, можете да придобиете нивото на уменията, от които имате нужда, като се упражнявате. Само защото не можете да правите нещо днес, не значи, че никога няма да можете. Някой ден можете дори да станете майстор в това умение. Например, когато исках да създам първия си уебсайт през 1995 година, не знаех как да го направя, защото никога не го бях правил преди. Но знаех, че мога да се науча. Отне ми време да науча HTML, но експериментирах. Не много време след това пуснах един функционален уебсайт. В годините оттогава продължавах да прилагам и подобрявам това умение. Ако не можете да правите нещо, не хленчете. Образовайте се, за да придобиете това умение, докато станете опитни.

Втората възможност е да делегирате задачите, за които ви липсва умение, на някой друг. Има далеч по-интересни умения, които можете да изучите, така че трябва да разчитате на другите за помощ. Може да не го осъзнавате, но вече сте майстори в делегирането. Сами ли отглеждате храната си? Сами ли шиете дрехите си? Сами ли построихте къщата си? Винаги разчитате на другите, за да оцелявате. Ако искате определен резултат, но не искате да придобивате умения, за да получите този резултат, наемете други да ви помогнат. Например, не искам да прекарвам дните си в опити да разбера подробностите относно данъците си. Затова делегирам тази задача на счетоводителя си. Това ми освобождава време за работа, при която използвам силните си качества.

Трето, можете да помислите, че не се нуждаете толкова отчаяно от резултата, за да оправдаете усилието, вложено в самообучение. В този случай, умно решение е да премахнете задачата. Понякога отлагането е знак, че тази задача въобще не е нужно да се върши.

8. Перфекционизъм

Често срещана форма на неправилно мислене, водеща до протакане и отлагане е перфекционизма. Да вярвате, че трябва да правите нещо перфектно, е рецепта за стрес; ще свържете задачата със стреса и затова ще се приучите да я избягвате. Никога няма да имате достатъчно време да свършите нещо перфектно, така че не се чувствайте сякаш сте на ченгела, защото винаги можете да си кажете, че бихте били перфектни, ако имахте повече време.

Решението в тази ситуация е да си позволите да бъдете хора. Използвали ли сте някога софтуер, за който можете да кажете, че е перфектен отвсякъде? Съмнявам се. Осъзнайте, че неперфектната работа, свършена днес, винаги превъзхожда перфектната, но отлагана до безкрай.

Освен това, перфекционизма се поражда, когато мислите за проект като за едно гигантско цяло. Заменете големия „перфектен” проект в съзнанието си, с една малка неперфектна първа стъпка. Първата ви скица ще бъде много-много груба. Но винаги можете да я ревизирате по-късно. Например, ако искате да напишете статия от 5000 думи, разрешете си първия ви опит да е само от 100 думи, ако това ще ви помогне да започнете.

Някои от тези лекове са трудни за изпълнение, но пък са ефективни. Ако наистина искате да опитомите звяра на протакането, ще имате нужда от нещо по-сложно от някое „бързодействащо” мотивационно дърдорене. Този проблем няма да си отиде сам. Трябва да вземете инициативата. Предимството на действието е, че, заемайки се с такъв проблем, израствате невероятно много. Ще бъдете по-силни, по-смели, по-дисциплинирани, по-решими и по-фокусирани. Тези качества ще бъдат от огромно значение до края на живота ви, затова осъзнайте, че предизвикателството да преодолеете отлагането е наистина една преоблечена благословия. А смисъла от всичко това е да станете по-силни.